O termo Compliance deriva do inglês “to comply” que, em tradução livre, significa cumprir, obedecer, respeitar. É uma palavra que busca explicar técnicas utilizadas pelas Empresas para se integrarem a um sistema de regramentos, administrativos ou jurídicos, e, assim, criar hábitos empresariais que evitem problemas futuros.
É um conceito surgido nos Estados Unidos da América, por volta de século XIX, que surgiu com o intuito de minimizar táticas de corrupção existente entre instituições financeiras, bem como pretendia fomentar a criação de um sistema com mais segurança, acessibilidade e flexibilidade.
O compliance surgiu em um contexto corporativista, sendo hoje utilizado nos mais diversos meios, pelos mais diversos motivos, uma vez que em qualquer ambiente, a obediência a lei, deve ser respeitada. No entanto, sua importância principal permanece na uniformização de empresas com o sistema vigente.
A globalização, a fusão de diferentes mercados e a exploração mais aprofundada de possibilidades econômicas, tornaram o compliance de vital importância para a manutenção das atividades econômicas desenvolvidas no meio empresarial, uma vez que estas atravessam fronteiras geográficas.
No decorrer deste artigo, explicaremos sobre o que trata o compliance empresarial, como ele funciona na prática, a sua importância, diferenciais e benefícios, bem como a sua forma de aplicação.
O que é o compliance empresarial?
Antes de explicar o que seria o compliance empresarial, é importante haver uma ideia do que seria o compliance em geral. O compliance trata sobre técnicas de adequação utilizadas pelos mais diversos tipos de pessoas e empresas para facilitar a integração de uma organização a um sistema jurídico, administrativo e/ou econômico.
O compliance é um termo tão geral que não necessariamente precisa ser utilizado em um contexto empresarial, como, por exemplo, na utilização dessas práticas no sistema público de um país.
Assim, com a ampliação do conceito, começam a surgir subdivisões que especificam o tipo de área que será desenvolvida/integrada dentro da empresa, surgindo o compliance trabalhista (adequação a legislação celetista), compliance consumerista (adequação às leis consumeristas), compliance ambiental (adequação a técnicas de preservação ambiental e legislação verde), entre outros.
De todas essas subdivisões, o que mais se aproxima ao termo geral de compliance, é o compliance empresarial.
O compliance empresarial também é uma forma geral de adesão a um sistema, contudo, no ambiente empresarial.
Ele engloba, em suas mais diversas camadas, todas as modificações que poderão ser efetuadas dentro de uma organização. Dessa forma, dentro de um mesmo compliance empresarial, poderá/deverá estar inserido, por exemplo, o compliance trabalhista e ambiental.
Um destaque desse tipo de compliance é que, diferente dos demais, o compliance empresarial precisa ser aplicado desde o início, pois todas as organizações nascem a partir de documentações, registro de atos constitutivos, formação de capital social, dentre outras obrigações que surgem antes sequer do ambiente físico da empresa.
Todo esses trâmites precisam estar em conformidade com as normas.
Outro ponto importante do compliance empresarial, é que, por mais que o foco principal seja a integração da empresa com a lei vigente em um país, é muito comum também que sejam discutidos também a aplicação de preceitos éticos e morais, muito utilizados na criação de um código de ética para os funcionários.
Como funciona o compliance empresarial na prática?
Deve-se buscar uma equipe multidisciplinar para executar essa tarefa, devendo fazer parte pessoas que atuam da alta, média e baixa gestão da empresa, a depender do seu porte.
Outras pessoas que devem estar integradas a esses grupos são advogados, principalmente da área trabalhista, consumidora e ambiental. Esses profissionais serão essenciais para a implementação de medidas que evitem processos futuros. Ademais, eles serão os mais atualizados em relação às mudanças da lei.
Além da formação de uma equipe, é necessário também que a empresa invista na educação de seus funcionários e na compilação das regras que devem ser seguidas por cada um deles.
Essa orientação é uma das etapas mais importante do processo de compliance, pois a eficácia de sua aplicação dependerá do cumprimento das normas e parâmetros traçados.
Por fim, é necessário investir. O investimento necessário não é apenas de dinheiro, mas também de pessoal, tempo e disposição. A empresa precisa querer as mudanças e precisa estar disposta a cumprir o que precisa ser mudado.
Importância da compliance para os empresários?
A ideia de compliance, em seu sentido literal, parece ser um conceito extremamente fácil, uma vez que a única coisa que a empresa precisa fazer para executá-la é seguir as leis, certo?
Bom, não exatamente. E a melhor forma de demonstrar isso é justamente a quantidade de empresas que estão amarrotadas de processos dos mais diversos tipos, problemas que muitas vezes poderiam ser evitados com a correta informação.
O que ocorre é que, a rapidez na operacionalização da empresa, com todos os prazos e metas que precisam ser cumpridos, deixam em segundo plano o cumprimento de deveres jurídicos. Essa escolha faz com que muitos problemas sejam “empurrados com a barriga” no âmbito empresarial, de forma que, mais na frente, exista apenas um amontoado de dor de cabeça.
E esse amontoado, tenha toda a certeza, será resolvido de forma muito mais custosa!
É o caso, por exemplo, de pequenas ações de regulamentação de carga horária dentro de uma empresa que, quando aplicadas corretamente, diminuem exponencialmente a quantidade de horas extras a serem pagas para um Empregado.
Imagine os valores que seriam economizados se ao invés de pagar uma ação judicial trabalhista, uma empresa investisse em tecnologia para registro de ponto de seus funcionários. Isso é o compliance empresarial utilizando técnicas de compliance trabalhista e administrativo para diminuir gastos e auxiliar o planejamento de outras atividades com a realocação desses valores.
Além da diminuição de gastos, o compliance também servirá como uma poderosa ferramenta para uma organização melhorar sua marca no mercado. Oras, se uma marca investe em tecnologia verde, será muito melhor recebida por aqueles setores sociais que investigam a origem de seu produto.
Ou no caso de um consumidor que busca produtos que utilizam materiais reutilizáveis, estas pessoas escolherão a marca ecologicamente correta, mesmo sendo mais cara.
Vale ressaltar que a imagem de uma empresa no mercado é muito importante para o desenvolvimento de sua reputação, de seu público-alvo, e também um importante determinante na definição do quanto cada pessoa estará disposta a gastar para consumir os seus produtos.
Outro ponto de importância para a aplicação de compliance empresarial é a satisfação geral dentro da organização.
Vamos supor que exista uma empresa que siga legalmente todas as regras trabalhistas. Esse já é um ponto que a coloca à frente de muitas outras. No entanto, essa empresa além de seguir corretamente a lei, também investe em equipamentos ergonômicos que melhorem o bem-estar de seus empregados no exercício de suas funções.
O grau de satisfação dos colaboradores dessa empresa aumentará 100%, podendo melhorar inclusive a sua produtividade; poderá também atrair novos talentos para empresa; ou até mesmo servir como marketing para a empresa, uma vez que está possui responsabilidade social com seus empregados.
Como se observa, em todos os momentos, o compliance empresarial funciona em um efeito dominó, onde, uma vez que se consegue obter sucesso em um setor, todos os outros começam a usufruir de benefícios, melhorando, assim, a saúde organizacional como um todo.
Diferenciais da compliance empresarial para os funcionários?
Como dito anteriormente, o compliance empresarial assume diversas frentes no campo corporativo, pois este deve atuar de forma a auxiliar o bom funcionamento da empresa como um todo.
Nesse sentido, um dos objetivos fundamentais para a aplicação do compliance é a integração do funcionário, seus direitos, e seus deveres.
O compliance empresarial servirá para direcionar recursos (pessoal e dinheiro) para setores em que a produção é deficitária, por exemplo.
Tentará descobrir o porquê dessa ausência de eficiência, podendo ser esta o aumento de horas trabalhadas, grau de insatisfação dos empregados que podem ganhar abaixo do piso, ou até mesmo a ausência de horas e locais de descanso.
O compliance empresarial também diminui a incidência de desconformidades entre ordens e punições, uma vez que prevê em suas etapas uma criação de código de conduta para uniformizar o tratamento dos funcionários.
Benefícios para a empresa: definindo uma liderança.
O compliance não visa, de forma alguma, substituir o papel do líder dentro da empresa, ele visualiza problemas e tenta encontrar caminho para solucioná-los.
A decisão final de implementá-los e o planejamento da forma de execução é realizado pelos líderes da organização que além de terem o poder de escolha, definem os parâmetros de sua implementação.
Desse modo, percebe-se que o compliance amplia o papel do líder e a importância que ele exerce no desenvolvimento da organização. São os líderes que verificam o cumprimento das normas, uniformizam os setores para todos atingirem o mesmo objetivo e dão exemplo de obediência aos planos desenvolvidos.
A liderança, logo, torna-se um requisito da eficácia dos planos desenvolvidos pelas equipes de compliance, pois sem esta a estrutura organizacional não seria capaz de suportar as mudanças, nem ser flexível o suficiente para aceitar sugestões e críticas no que deve ser melhorado.
Como aplicar a compliance empresarial?
O compliance empresarial segue regras comuns de planejamento, execução e retroalimentação. Isso porque o que se busca na aplicação do compliance é um reflexo da realidade existente dentro da empresa.
Nesse sentido, subentende-se que toda empresa possui a sua própria personalização de compliance. Contudo, por mais diferentes que sejam as formas de utilização dessas técnicas, todas ainda partem de etapas gerais para a sua aplicação.
A fase planejamento é composta pela análise das necessidades da empresa, pela forma de solução dessas necessidades e planejamento dessas aplicações.
ANÁLISE. Identificar quais leis específicas e normas técnicas a empresa é obrigada a seguir. Também é necessária a identificação das falhas das empresas: “quais normas não são seguidas pontualmente pelas empresas?” “Quais pessoas são afetadas por essas faltas”
BUSCA DE SOLUÇÕES. Na busca de soluções, o responsável pelo compliance deve buscar a melhor forma de aplicar as mudanças na empresa sem que isso cause transtorno na execução de suas atividades rotineiras.
PLANEJAMENTO DE APLICAÇÃO. As soluções são apresentadas aos líderes das organizações que serão responsáveis por determinar o melhor caminho para a sua aplicação dentro da organização. Essas soluções deverão ser pensadas nos níveis organizacionais, setoriais e operacionais, e adequadas para cada tipo de pessoa.
Superando essa fase de planejamento, passa-se a fase de aplicação. Nessa fase serão buscadas formas de fazer com que o planejamento seja seguido.
É importante que nesse planejamento, além de se obter as formas mais eficazes de se alcançar a compleição do compliance, busque-se também elaborar um cronograma de metas com todos os prazos a serem cumpridos.
INCENTIVO A APLICAÇÃO DAS TÉCNICAS DE COMPLIANCE. As técnicas de compliance só poderão ser acessadas se divulgadas pela empresa. Logo, deve haver transparência em todo esse processo de tomada de decisões.
Após esse período deve-se incentivar os colaboradores no cumprimento de suas regras, prazos e metas, fazendo com que toda a organização se envolva na aplicação do que está determinado.
A aplicação dessa fase poderá ser realizada por meio de treinamento de pessoal por pessoal especializado, workshops dentro da empresa, um sistema de busca eletrônico e físico de fácil acesso que permita consulta a qualquer tempo, entre outros.
PENALIDADES. Após as outras etapas serem cumpridas sem qualquer falta, deve-se usar um sistema de punições para aqueles que a descumprirem, desde a simples advertência até a demissão.
Essas penalidades deverão ser utilizadas em toda a organização, principalmente, e de forma mais severa, nos setores de alto escalão e supervisão, pois estes são os responsáveis por passar a prática de bons atos para aqueles que são seus guiados.
Esse tipo de norma aumenta o respeito dos líderes dentro da organização e, consequentemente, a liderança se fortalece.
Por último, é importante que haja a retroalimentação de informações que nada mais é que uma pesquisa sobre o que as pessoas acham das mudanças e sugestões de melhorias.
FEEDBACK. O feedback funciona com base na opinião dos colaboradores da empresa. Essas pessoas, muitas vezes, são as mais adequadas para sugerir melhorias, pois são elas que passam pelos maiores problemas ocasionados na sua implementação.
DUE DILIGENCE. As empresas que seguem corretamente as normas, não podem se envolver com outras empresas que não o fazem, ou o bom nome da empresa poderá ser tingido por problemas que não foram sequer causados por ela. Logo, a empresa deverá investigar com quem realiza negócios.
Responsabilidades atribuídas pela compliance.
A compliance empresarial cria um senso de responsabilidade importante dentro da empresa, isso porque uma vez que as técnicas de conformidade são aplicadas, a empresa passa a possuir a responsabilidade em mantê-las em execução, e garantir que os terceiros envolvidos, adotem-nas.
Por exemplo, uma empresa que respeita o meio ambiente e adota medidas de utilização de energias limpas, mas possui um fornecedor de materiais de escritório que conhecidamente desmata florestas na produção de seus móveis. A reputação desta pode prejudicar a boa imagem daquela, tornando o compliance menos efetivo.